Kaizen: Lợi ích và các bước thực hiện phương pháp cải tiến liên tục Kaizen trong doanh nghiệp

1. Kaizen là gì ?

Kaizen là một thuật ngữ có ý nghĩa là sự cải tiến đang diễn ra hoặc cải tiến liên tục để tốt hơn. Phương pháp Kaizen xuất phát từ sự kết hợp của 2 từ trong tiếng Nhật: Kai (change = thay đổi) & zen (good = tốt).

Cha đẻ của phương pháp này là ông Masaaki Imai một bậc thầy về quản lý nổi tiếng nành gâgười Nhật. Ông đã dành gần như cả cuộc đời mình để phổ biến và phát triển Kaizen đến mọi doanh nghiệp không chỉ ở xứ sở mặt trời mọc mà còn trên toàn thế giới.

Việc áp dụng Kaizen có thể được thực hiện trong mọi mặt của đời sống và đặc biệt là cực kỳ hiệu quả đối với việc phát triển của doanh nghiệp.

Nhắc đến Kaizen chúng ta sẽ nghĩ ngay đến các công ty sản xuất của Nhật Bản như Honda, Yamaha, Canon, v…v… và Toyota công ty tiên phong áp dụng phương pháp này vào việc kinh doanh của mình từ cách đây 50 năm trước.

Vậy chính xác trong doanh nghiệp thì Kaizen là gì? Kaizen chính là việc kiểm soát quy trình thống kê sẽ cải thiện chất lượng trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Nhân viên được trao quyền để đề xuất các ý tưởng giải quyết các vấn đề chung để chúng không tái phát.

Phương pháp này dù thường chỉ mang đến những cải tiến nhỏ tuy nhiên với việc duy trì đều đặn và tăng dần theo thời gian sẽ tạo nên những kết quả ấn tượng, đây chính là một trong những bí quyết thành công của người Nhật.

Cũng chính vì tận dụng những cải tiến nhỏ mà không cần sự can thiệp của các công nghệ cao nên Kaizen cũng là một phương pháp vô cùng tiết kiệm chi phí.

2. Lợi ích khi ứng dụng Kaizen cho doanh nghiệp

Cải tiến liên tục là động lực thúc đẩy các kỹ năng giải quyết vấn đề, hợp tác và giao tiếp cũng như cho phép nhân viên thể hiện khả năng của bản thân, giảm tải áp lực cho nhà lãnh đạo. Nói chung Kaizen là một cách để củng cố văn hóa cải tiến công việc liên tục mạnh mẽ trong tổ chức của bạn. Xét cho cùng, nó chính là cách tốt nhất để duy trì các nguyên tắc mà bạn muốn hướng dẫn cho công ty là áp dụng vào thực tế.

Cải tiến liên tục cho sản phẩm và dịch vụ

Thực hiện theo quy trình cải tiến liên tục trong công việc Kaizen giúp bạn có thể giải quyết những vấn đề từ lớn đến từng cái nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Kết quả của việc cải tiến chất lượng, sự hài lòng của khách hàng tăng lên vì họ gặp ít vấn đề tiêu cực hơn. Đồng thời cũng tìm ra những nguyên nhân khiến việc khách hàng từ chối sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Điều này nâng cao danh tiếng thương hiệu và mang lại hiệu quả truyền thông, dẫn đến tăng doanh số và doanh thu.

Mang lại lợi thế cạnh tranh

Việc cải tiến liên tục tạo nên lợi thế cạnh tranh đó chính là mang lại sự khác biệt so với những nơi khác trong ngành. Nó giúp doanh nghiệp xác định bạn là người luôn dẫn đầu, đi nhanh hơn và đổi mới hơn. Tức là, mô hình Kaizen giúp tổ chức cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng, năng suất và hiệu quả thực tế. Tư duy này cũng tạo ra một lực lượng lao động có tay nghề cao, tạo ra giá trị lâu dài cho công ty của bạn.

Khuyến khích tư duy cơ sở

Phương pháp Kaizen không phải là quá trình chỉ ảnh hưởng và có tác động đến người quản lý. Bất kể vai trò của ai trong công ty, nó đều có ảnh hưởng. Theo thời gian, nhân viên bắt đầu có những suy nghĩ, tư duy, hành động về cách tiếp cận công việc hàng Thông thường, nhân viên ở cấp cơ sở hiểu các vấn đề rõ ràng hơn quản lý. Bởi vì, họ giải quyết các vấn đề hàng ngày. Điều này khiến cho nhà quản lý có xu hướng giảm tải áp lực và tiếp tục có kế hoạch triển khai mang lại lợi ích cho công ty.ngày của họ. Cải tiến có lợi ích khuyến khích nhân viên trở nên chủ động hơn trong công việc.

Văn hóa cải tiến liên tục

Các doanh nghiệp triển khai Kaizen thường có lực lượng nhân sự gắn bó với công việc cao. Cải thiện quy trình và sản phẩm tức là cũng cải thiện văn hóa. Nhân viên của bạn được trao quyền để thực hiện thay đổi. Họ sẽ hiểu rằng, những đóng góp của họ có thể tạo ra lợi ích thực tế. Điều này lọc ra những nhân sự nỗ lực trong doanh nghiệp, dẫn đến văn hóa tích cực và nơi làm việc khoa học và hấp dẫn.

Tăng cường sự hợp tác, gắn kết nội bộ

Một điều hay gây trở ngại cho quy trình làm việc của một doanh nghiệp là quy trình truyền đạt thông tin giữa các bộ phận, các cấp. Sự đổ vỡ trong giao tiếp có thể gây ra những hậu quả tốn kém, cả về tài chính lẫn tinh thần.

Khi áp dụng Kaizen, mọi nhân sự được khuyến khích tích cực chia sẻ quan điểm, ý kiến và đề xuất mọi ý tưởng. Nó giúp sự hợp tác lớn hơn và tăng sự tin cậy giữa các bộ phận.

Tăng năng suất làm việc

Chạy deadline như một trận chiến vô cùng căng thẳng giữa các nhà quản lý và nhân viên. Nó gây ra một áp lực hiện hữu hàng ngày. Nhưng cải tiến liên túc là phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp bằng cách tăng hiệu quả làm việc theo một quy trình làm việc khoa học và thông minh.

Tăng cường khả năng sáng tạo

Bản chất của sự sáng tạo là không có những quy tắc nào để tuân theo. Vì vậy để bồi dưỡng sự sáng tạo ở nơi làm việc là rất khó khăn. Phương pháp Kaizen đưa ra giải pháp cho những vấn đề không mong muốn khi chúng nảy sinh và dạy họ cách suy nghĩ bên ngoài. Nhân viên được trao quyền để đưa ra những ý tưởng mới, tự thiết lập một kế hoạch công việc theo khả năng của họ.

Cải thiện làm việc theo nhóm

Nhân viên sẽ có xu hướng giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp nhiều hơn khi họ nỗ lực cải thiện chất lượng công việc và lợi ích cá nhân. Quy trình triển khai Kaizen đem lại có thể khai thác sức mạnh sự hợp tác giữa các vị trí, chức năng, vai trò của từng cá nhân.

>> Xem thêm: Khóa học kaizen và 5S

3. 6 Bước thực hiện phương pháp cải tiến liên tục Kaizen trong doanh nghiệp

Quy trình cải tiến liên tục được thực hiện như thế nào mới có hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều bước để thực hiện Kaizen khác nhau. Nhưng suy cùng, cách thức tiến hành Kaizen được rút gọn khoa học nhất trong 6 bước. Dưới đây là các bước ứng dụng quy trình cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu

Trong bước này, bạn trước tiên cần phải xác định được tình trạng của doanh nghiệp. Tức là xác định doanh nghiệp đang trong giai đoạn nào của thời kỳ khủng hoảng hay phát triển ổn định. Để từ đó có sự thống nhất một mục tiêu.

Mục tiêu của bạn chính là mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mục tiêu cần đảm bảo tiêu chí có khả năng thực thi và lớn hơn kết quả đang đạt được. Ứng dụng Kaizen không yêu cầu doanh nghiệp đầu tư chi phí quá lớn, nhưng nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực thay đổi trong thời gian dài hạn. Hãy đảm bảo rằng, cả cấp nhân viên lẫn lãnh đạo đều có tinh thần sẵn sàng để cùng tham gia kế hoạch này.

Bước 2: Đo lường các dữ kiện

Để đạt được mục tiêu, bạn cũng cần phải đo lường các loại dữ liệu cần để phân tích và đánh giá, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.

Thứ nhất là nguyên nhân sâu xa của vấn đề doanh nghiệp bạn đang gặp phải là gì? Chẳng hạn như về chất lượng nhân sự hay quy trình rối ren hay do chính sách kinh doanh chưa hợp lý,…
Thứ hai là dữ kiện liên quan đến bên ngoài. Chẳng hạn như dữ liệu khách hàng, dữ liệu đối thủ, chiến dịch, xu hướng mới, chính sách xã hội, chính sách nhà nước có tác động ít hay nhiều đến vấn đề của doanh nghiệp.

Bước 3: Phân tích các dữ kiện

Bạn có thể phân tích toàn bộ dữ kiện trên bằng sơ đồ Ishikawa hay còn được gọi là sơ đồ xương cá.

Biểu đồ xương cá này cho chúng ta phân tích được các nhóm nguyên nhân chính đến từ:

• Con người – manpower
• Máy móc thiết bị – machine
• Nguyên vật liệu – material
• Phương pháp làm việc – method
• Tài chính, môi trường

Biểu đồ xương cá là một công cụ được sử dụng phổ biến để xác định nguyên nhân vấn đề và quản lý chất lượng. Để mang lại hiệu quả tối ưu, bạn cần kết hợp thêm các công nghệ hiện đại để tiến hành Kaizen.

Bước 4: Tìm kiếm giải pháp

Nếu bạn đã nắm rõ mọi vấn đề và tìm được mọi khía cạnh ngóc ngách nằm trong dữ kiện, thì bạn dễ dàng tìm ra giải pháp để bắt đầu tiến hành Kaizen hiệu quả. Trong bước này bao gồm: tạo, phân loại và ưu tiên các cải tiến mình đã tìm ra. Tức là chọn ra giải pháp dựa trên ma trận của sự tác động hay ảnh hưởng và cơ hội.

Bước 5: Tiến hành cải tiến Kaizen

Thống nhất được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp trong Kaizen là gì, bạn dễ dàng thực hiện những thay đổi và theo dõi tiến độ. Doanh nghiệp áp dụng chương trình thí điểm trong giai đoạn đầu, sau đó tiến hành từng bước, không nên thay đổi toàn diện ngay lập tức.

Tức là, bạn cần đi thực hiện các bước nhỏ để thử nghiệm trước. Chẳng hạn như ứng dụng Kaizen cho một bộ phận Marketing trước tiên, sau đó đến các bộ phận Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng,… Trong quá trình thực hiện, cấp quản lý phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát. Từ đó có thể phát hiện ra được những lỗ hổng, kịp thời xử lý.

Bước 6: Kiểm tra và bảo mật

Bước này yêu cầu tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa các giải pháp đã, đang và sẽ thực hiện. Trong khi tiến hành cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng, doanh nghiệp của bạn có thể có điểm chưa phù hợp, chắc chắn cũng có điểm đặc biệt phù hợp. Bạn cần nhanh chóng loại bỏ nhược điểm và thúc đẩy ưu điểm.

Đồng thời hãy thực hiện lặp lại chu trình từng bước. Từ đó dễ dàng xác định được các vấn đề phát sinh và ngày càng đổi mới các giải pháp phù hợp với xu hướng thời đại. Điều này có ý nghĩa với giá trị cốt lõi của phương pháp Kaizen là gì chính là “cải tiến liên tục”.

Trên đây là những thông tin chi tiết lý giải phương pháp Kaizen là gì và lợi ích của chúng trong doanh nghiệp. Hiệu ứng “Kaizen” đang bắt đầu phổ biến và lan rộng trong các “doanh nghiệp trẻ” hiện nay. 

Theo: 1office.vn