Các bước giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp hay còn được gọi là Communication skills, là tập hợp những quy tắc, cách ứng xử, tương tác được đúc kết bằng những kinh nghiệm trong quá trình giao tiếp hằng ngày. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gọi nó là nghệ thuật giao tiếp. Bởi lẽ, nó không chỉ đơn thuần là giao tiếp mà còn bao gồm các kỹ năng khác như: Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu; kỹ năng sử dụng ngôn từ, hình thể; kỹ năng thuyết phục, đồng cảm… Để có được cải thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp, bạn cần phải thường xuyên rèn luyện và áp dụng nó ở mọi lúc mọi nơi.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả quan trọng như thế nào?

Khi sở hữu khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ ở tâm thế chủ động hơn trong cuộc trò chuyện. 

Chỉ cần bạn truyền tải đúng thông tin cần nói đến đồng nghiệp, sếp, đối tác, v.v thì công việc sẽ được diễn ra suôn sẻ hơn. Bởi lúc này, cả hai đã hiểu ý của nhau và có thể tiến hành những bước tiếp theo trong công việc. 

Thế nhưng, cách giao tiếp hiệu quả không chỉ nằm ở cách bạn nói, mà còn là cách bạn lắng nghe. Khi đối phương cảm nhận rõ rệt rằng họ đang được thấu hiểu và lắng nghe, bạn sẽ tạo dựng được sự tin tưởng nơi người nghe. Vị thế của bạn trong mắt người đối diện cũng tăng lên và từ đó mang lại những kết quả tích cực trông thấy.

Cách giao tiếp lưu loát sẽ giúp bạn mở rộng mối quan hệ với đồng nghiệp, sếp hay đối tác. Nhờ đó, bạn cũng có thể khám phá được những cơ hội tốt mà bản thân chưa từng nghĩ tới. 

Các bước cải thiện kỹ năng giao tiếp

1. Có kế hoạch giao tiếp cụ thể

Một trong những cách giao tiếp hiệu quả là chuẩn bị kế hoạch cụ thể. Trước hết, hãy vạch ra mục tiêu của cuộc nói chuyện này là gì: Làm rõ khúc mắc giữa hai bên trong công việc? Phân chia công việc? v.v. 

Một trong những cách giao tiếp hiệu quả là chuẩn bị kế hoạch cụ thể.

Sau đó, bạn cần liệt kê ra điều bạn muốn nói, đối tượng là ai, nói như thế nào, nói ở đâu, cuộc trò chuyện sẽ diễn ra khi nào, v.v. 

Khi xác định rõ mục đích của cuộc giao tiếp, bạn và đối phương sẽ có cách giao tiếp rất mượt mà, tránh lạc đề hay lãng phí thời gian vào những câu chuyện không liên quan.

>> Xem chi tiết chương trình kỹ năng giao tiếp hiệu quả

2. Chọn lọc ngôn từ

Như đã nói, chúng ta sẽ phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau trong công ty. Chính vì thế, ngôn ngữ ta dùng phải phù hợp trong từng ngữ cảnh. Nói chuyện bông đùa với đồng nghiệp trong giờ nghỉ sẽ khác với khi giao tiếp trong một cuộc họp có các sếp và đối tác. 

Việc chọn lọc ngôn từ sẽ giúp cách giao tiếp hiệu quả hơn khi đối phương hiểu nhanh hơn thông tin được truyền đạt. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng vì bạn đã chắt lọc những ngôn từ phù hợp nhất.

Để làm giàu vốn từ giao tiếp của mình, bạn có thể quan sát những cuộc hội thoại từ mọi người xung quanh. Đó sẽ là chất liệu để bạn có thể học hỏi nhanh nhất và áp dụng vào trong trường hợp của mình. 

3. Nhớ tên người đang giao tiếp

Khi gặp đối tác, khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới, hãy nhanh chóng nhớ tên của họ và gọi một cách thân mật. Ví dụ, thay vì nói một cách chung chung “Rất vui được gặp anh/ chị”, hãy nêu tên cụ thể của người đó “Rất vui được gặp anh Minh”. Như vậy, bạn sẽ gây thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng.

4. Chủ động lắng nghe

Biết lắng nghe người khác nói, quan tâm vấn đề đang bàn bạc sẽ giúp bạn cải thiện được các kỹ năng khác cũng như gắn kết mối quan hệ khi giao tiếp. Để thể hiện sự lắng nghe, bạn nên kết hợp cùng ngôn ngữ cơ thể như mỉm cười, gật đầu, đưa ra những phản hồi một cách có suy nghĩ…

5. Kiểm soát giọng nói

Khi căng thẳng hoặc hào hứng quá mức, giọng nói của bạn có thể sẽ thay đổi. Điều này sẽ ảnh hưởng đến cách giao tiếp của bạn. Giọng nói run rẩy do căng thẳng cũng khiến bạn trở nên thiếu tin cậy, nhất là trong những lần đàm phán cùng khách hàng.

Để khắc phục vấn đề này, bạn cần luyện tập để điều chỉnh âm lượng và cách phát âm của mình. Hãy tập nó với bạn bè hoặc người quen. 

Họ sẽ nghe và chỉ dẫn bạn đâu là yếu điểm trong cách bạn phát âm. Với một số người đã quen sử dụng phương ngữ, việc luyện tập là rất cần thiết. Bởi lẽ, nó sẽ giúp ích cho việc giao tiếp dễ dàng hơn với những người ở địa phương khác.

6. Biết cách điều khiển cảm xúc cá nhân

Điều bạn nói không quan trọng bằng cách bạn nói. Cùng là một thông tin, nhưng ngữ điệu và tốc độ khác nhau sẽ mang đến những trải nghiệm khác nhau nơi người nghe. 

Vì vậy, hãy điều chỉnh giọng điệu và tốc độ nói của mình phù hợp với đối tượng và môi trường giao tiếp.

Trong những cuộc trò chuyện hay trong cuộc họp, sự tranh cãi và bất đồng quan điểm là điều có thể xảy ra. Song, bạn nên học cách điều khiển cảm xúc cá nhân để tránh nói chuyện với giọng điệu gắt gỏng và “chói tai”. 

Một mẹo nhỏ là bạn có thể ghi âm cuộc trò chuyện, sau đó về nghe lại tốc độ và giọng điệu của mình để tinh chỉnh phù hợp trong những lần sau.

7. Không diễn đạt vòng vo 

Bạn có thể loại bỏ những ngôn ngữ và cấu trúc phức tạp để câu nói truyền đến người nghe một cách dễ hiểu nhất. Trong trường hợp bạn sử dụng tiếng Anh, hãy chắc chắn rằng từ ngữ bạn dùng thể hiện đúng ý nghĩa của điều bạn muốn nói.  

Ngược lại khi được hỏi, bạn hãy trả lời trực tiếp và đi vào trọng tâm. Bạn hoàn toàn có thể dành vài giây để suy nghĩ, nhưng đừng trả lời “vòng vo tam quốc” và không liên quan đến chủ đề đối thoại. 

Bằng không, bạn chỉ đang làm mất thời gian của đối phương và chẳng thể đi đến được mấu chốt của cuộc nói chuyện ấy.

8. Ngôn ngữ cơ thể tiết lộ khá nhiều về bạn

Ngoài ngôn ngữ, các yếu tố phi ngôn ngữ trong giao tiếp cũng rất quan trọng. Thông qua ngôn ngữ cơ thể, người đối diện có thể biết được bạn đang cảm thấy như thế nào. Nếu bạn không muốn họ biết mình đang nghĩ gì; hãy tìm cách để kiểm soát những hành động không cần thiết của chân tay.

Trong một số trường hợp, các cử chỉ của tay chân có thể hỗ trợ cho lời nói; như đang thuyết trình hoặc trình bày ý tưởng. Tuy nhiên, bạn cũng chỉ nên sử dụng nó ở tần suất vừa phải; để tránh tạo ác cảm với người đối diện.

9. Đặt câu hỏi khi chưa hiểu 

Để tránh trường hợp “ông nói gà bà nói vịt”, việc đặt câu hỏi khi chưa hiểu vấn đề chính là cách giải quyết tốt nhất. Nếu có điều gì bạn chưa rõ, hãy mạnh dạn đặt câu hỏi để chắc chắn cả hai đang “cùng pha” với nhau.

10. Xây dựng lòng tin với mọi người

Chỉ giao tiếp lưu loát và biết lắng nghe ý kiến của người khác thôi chưa đủ. Bạn cần xây dựng lòng tin ở những mối quan hệ trong công việc. Để làm được điều đó, cách giao tiếp của bạn phải thể hiện rõ tính cách, thái độ của bạn. 

Bên cạnh đó, bạn phải luôn thành thật, nói điều mình nghĩ chứ đừng mãi nói điều người khác muốn nghe. Khi bộc lộ được sự đáng tin cậy, đối phương sẽ cảm thấy tin tưởng. Nhờ đó mà cuộc trò chuyện sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. 

11. Đừng quên trau chuốt ngôn ngữ giao tiếp qua văn bản

Bên cạnh ngôn ngữ nói, viết cũng là một cách giao tiếp vô cùng quan trọng. Trong thế kỉ 21 khi các nền tảng làm việc trực tuyến lên ngôi, rất nhiều công việc sẽ đòi hỏi kỹ năng viết tốt ở nhân viên. Ví dụ như: viết email, thảo luận trong nhóm chat, trao đổi công việc qua các nền tảng làm việc trực tuyến, v.v.

Để rèn kỹ năng viết, bạn có thể bắt đầu với những điều đơn giản như viết những dòng trạng thái trên Facebook. Sau đó, bạn có thể nâng độ khó bằng cách viết ra những điều mình suy ngẫm trong đầu trên nhật ký, sổ tay, điện thoại, blog, v.v.

Bạn cũng cần đọc nhiều sách, báo hơn để làm giàu vốn từ vựng và các cấu trúc câu để có thể đem chúng áp dụng vào công việc đấy. 

12. Sẵn sàng nhận góp ý và chỉnh sửa

Mắc sai lầm là điều không thể tránh trong quá trình giao tiếp; dù bạn có là chuyên gia đi chăng nữa. Mở lòng hơn trước các cuộc trò chuyện và không ngại nhận góp ý sẽ tốt cho việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân.
Không ai ngay từ đầu đã trở thành người hoạt ngôn nếu không có những va vấp ban đầu; và không ngại nhận góp ý để chỉnh sửa.

Nguồn: Tổng hợp internet